Als je problemen ondervindt bij het innen van klantenschulden, of als je klanten hebt die weigeren je facturen te betalen, is het waarschijnlijk tijd om professionele hulp in te schakelen. Incassobureaus richten zich op het invorderen van achterstallige schulden. Zij contacteren je klanten telefonisch, schriftelijk of via e-mail. In extreme gevallen kunnen zij namens je zelfs een gerechtelijke procedure tegen je debiteurenvennootschap aanspannen. Een incassobureau inschakelen is in zo’n situatie dus een goed idee, al moet je dan wel de juiste mensen voor de klus vinden. Hoe je dat doet, leggen we in dit artikel uit.
Branche
Het is belangrijk om een incassobureau in te schakelen met een bewezen staat van dienst op het gebied van succesvolle incasso’s in je branche. Het bureau moet bekend zijn met de terminologie of het jargon in je sector, en ook met eventuele specifieke regels of voorschriften die voor je industrie gelden. Als je je bijvoorbeeld op het gebied van bedrijfsverzekeringen bevindt, moet het bureau goed op de hoogte zijn van de verzekeringsvereisten en wetten die van toepassing zijn op deze polissen en eigenaren van bedrijven.
Succespercentages
Het kan lastig zijn om vast te stellen hoe succesvol een bureau is in het verzamelen van schulden voor hun klanten. Incasso is een harde sector en de succespercentages lopen sterk uiteen. Zoek naar bureaus die uitgebreide rapportage bieden over zaken, zoals het terugvorderingspercentage, de ouderdom van de schuld (de tijd die nodig is om te innen), maandelijkse spin-downrapporten, vergelijkingsrapporten voor verschillende schuldenlasten en ook rapporten over de rechtszaken – hoeveel er is teruggevorderd in vergelijking met de juridische kosten.
Kosten
De tarieven variëren sterk, hoewel de meeste incassobureaus een ‘Geen incasso, geen commissie’- service aanbieden waarmee je de kosten kunt vermijden als de incasso mislukt. Een No Cure No Pay incasso is wat ons betreft dan ook een echte aanrader. Er zijn veel factoren die de kosten van incassobureaus bepalen, waaronder de omvang van de schuldenportefeuille, het soort werk dat nodig is om de schuld te innen, de ouderdom van de rekening, de ervaring van het incassobureau en meer. De meeste incassobureaus hanteren ook een soort gedifferentieerde prijsstructuur, en de meeste brengen alleen kosten in rekening wanneer zij incasseren.
Communicatie
Eén van de grootste redenen om een incassobureau in te schakelen is dat het zelf afhandelen van debiteuren frustrerend en tijdrovend is. Goede CFO’s en Credit Managers zullen de debiteuren uitbesteden aan professionals en deze vervolgens monitoren via het online incassosysteem van de bureaus. Zoek dus een incassobureau die je online toegang geeft om je schulden in te zien, nieuwe schulden te uploaden, rapporten te genereren, berichten te versturen en eerdere facturen te bekijken.
Manier van werken
Een goed incassobureau hanteert best practices om schulden sneller te kunnen innen, maar erkent ook de beste technieken en strategieën die daadwerkelijk resultaat opleveren. Gerenommeerde bureaus hebben ook toegang tot toonaangevende technologieën en hulpmiddelen waarmee ze moeilijk te vinden debiteuren kunnen opsporen of hen kunnen overtuigen snel te betalen. Kijk dus ook naar de manier van werken bij het selecteren van het juiste incassobureau voor je klus.