Elk congres begint met een idee. Of het nu gaat om het vergroten van het bewustzijn over een niche-gerelateerd probleem of het bouwen van een platform voor nieuwe ideeën, je doel zal de visie van je conferentie bepalen. Voordat een organisator echter betrokken raakt bij de planningsfase, moet hij eerst deze visie vormgeven, die plaats, tijd en belangrijke thema’s omvat. Je ideale beeld van een congreslocatie Utrecht mag niet alleen worden gekoppeld aan een mooie, toegankelijke locatie. De keuze van de locatie moet gebaseerd zijn op de duidelijke eisen die je evenement stelt op het gebied van grootte, verlichting, netwerkmogelijkheden, etc. Gebruik hierbij bovendien de onderstaande tips zodat je bij een zaal huren in Utrecht kiest voor een geschikte locatie voor je congres!
Accommodaties
Je zult veel locaties vinden die accommodatie aanbieden of kortingen geven op accommodatie in nabijgelegen hotels. Door partnerschappen met hotels krijgen gastheren van conferentielocaties een concurrentievoordeel waardoor het een populaire praktijk is. Als je conferentie langer dan een dag duurt, moet het vinden van geschikte accommodatie een van de belangrijkste taken zijn. Als je twee vliegen in één klap slaat, zou je een hotel vinden dat plaats biedt aan alle gasten en beschikt over geschikte vergaderruimtes.
Toegankelijkheid
Een heel eenvoudige regel om de toegankelijkheid van een locatie te verifiëren, is dat je moet controleren of deze zich binnen het bereik van je conferentiebezoekers bevindt. Verken beschikbare vervoerswijzen en zorg ervoor dat mensen de locatie gemakkelijk kunnen bereiken met de trein, auto, vliegtuig of openbaar vervoer. Kies ook een locatie met voldoende parkeergelegenheid voor het geval sommige van je congresgasten ervoor kiezen om met de auto te reizen. Voeg idealiter een vraag over vervoersvoorkeuren toe aan het registratieformulier of een enquête voorafgaand aan het evenement om inzicht te krijgen in wat je kunt verwachten.
Geschiktheid
Dit is al eerder genoemd, maar een evenementenlocatie is een belangrijk onderdeel van je congresvisie. Denk bij het overwegen van het concept van een evenement en de voorkeuren van je gasten, sponsors en afgevaardigden na of het geschikt is voor je conferentie. Om een beter idee te krijgen van wat de geschiktheid van een locatie betekent, kun je verschillende congreslocaties in Utrecht bekijken die passen bij de visie van een prestigieuze zakelijke conferentie die plaatsvindt in de nabijheid van populaire toeristische attracties. Vergelijk ze met elkaar om op deze manier zelf te bepalen waar de zaal aan moet voldoen.
Catering
Veel congresplanners denken dat diensten met betrekking tot eten en drinken niet in hun interessegebied zijn, omdat de gastheren van de locatie daar verantwoordelijk voor zijn. De meeste congreslocaties hebben zelfs catering. Het betekent echter niet altijd dat ze kunnen matchen met de voorkeuren van je gasten. Vraag waar het eten en drinken vandaan komt. Is het in-house catering of een externe leverancier? Staan er vegetarische maaltijden op het menu? Is de cateringaanbieder in staat om rekening te houden met allergieën of speciale voedselbehoeften? Zelfs als je een conferentie organiseert in de duurste, meest luxueuze locatie is het controleren van de cateringmogelijkheden de juiste keuze.
